ERP基本原理

湖北自考網來源：時間：2005-12-16 00:00:00

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    當想象到一家大型企業(yè)的IT系統(tǒng)的時候，大多數(shù)人腦海中浮現(xiàn)的是這樣一種景象：在一個裝有空調的大房間里，很多臺計算機在進行著緊張而繁忙的工作。但是從基本上來說，在一家大型企業(yè)的計算機系統(tǒng)中真正起到核心作用的是企業(yè)資源計劃（ERP）軟件。
    ERP軟件將一個企業(yè)的很多不同部門所使用的信息統(tǒng)一在一個整體的計算機系統(tǒng)當中。這意味著企業(yè)內部的不同部門不再使用不同的數(shù)據庫來管理信息，例如員工記錄、客戶數(shù)據、訂貨單和存貨數(shù)量，而是依賴于同一個數(shù)據庫來管理信息。這就使得企業(yè)內部不同部門的員工能夠獲得相同的信息。
    好處和應用 ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一性能夠為企業(yè)帶來很大的好處，包括錯誤的減少、速度和效率的改進以及更完全的信息通道。有了更好的信息通道，企業(yè)的員工和管理人員能夠更好的了解目前企業(yè)的業(yè)務運行狀況，作出更好的商業(yè)決策。例如，ERP系統(tǒng)可以幫助采購部門的采購員根據客戶訂貨數(shù)量的變化來及時調整原料的采購。這樣做將會帶來怎樣的結果呢？這樣做既保證了原料的采購能夠以客戶的定貨數(shù)量為基礎，又節(jié)省了庫存商品所需要的花銷。
    在應用ERP系統(tǒng)之前，各家公司將重要的商業(yè)記錄保存在很多不同的部門。每一個部門通常使用不同的系統(tǒng)和技術來對信息進行管理。這些信息還有可能在企業(yè)內部被復制多次，這種復制往往不夠精確并且跟不上最新的要求。一些信息還有可能僅僅是記錄在紙上，這就為獲取該信息增加了難度。例如，一個客戶有可能打電話到銷售部門，希望了解一宗非常重要的訂單的貨物發(fā)送情況，由于沒有共享的數(shù)據庫資源，接待人員就無法迅速的對客戶的詢問做出答復，他必須要打很多個電話到公司的生產部門或運送部門才能夠了解情況。
    ERP系統(tǒng)正是為了服務于制造公司的信息需求才應運而生的，但是隨著時間的不斷向前推移，ERP系統(tǒng)已經有了更新的發(fā)展，開始向其他行業(yè)提供服務，例如醫(yī)療、財政服務、航空航天業(yè)和消費品行業(yè)。伴隨著不斷的發(fā)展，最初在應用于客戶/服務器系統(tǒng)之前在主機上運行的ERP系統(tǒng)現(xiàn)在已經開始應用在網絡之中，并且還包括了很多的應用程序。IDC對ERP產品的定義是：應用綜合用戶界面幫助企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務處理自動化的工具、綜合數(shù)據庫和綜合代碼庫。IDC對提供ERP產品的大約100多個銷售商進行了追蹤。作為IDC負責ERP和業(yè)內應用程序研究的副總裁，Dennis Byron預計，目前在全球范圍內可能有1000多家公司在提供ERP產品。
    當大多數(shù)人提到“核心”ERP應用程序或“模塊”的時候，他們指的是管理人力資源、清算帳目和財政、制造以及項目管理功能這些辦公室管理功能。然而，來自Oracle公司、Peoplesoft和SAP的主要ERP系統(tǒng)現(xiàn)在提供了更多的功能，例如銷售自動化、商業(yè)智能、客戶關系管理和供應連鎖管理。

    ERP的隱藏成本

    在實踐當中，ERP系統(tǒng)可能是很難配置和維修的。ERP工具包本來就很復雜，并且IT部門要不斷的對該軟件進行修改才能使其適應公司的特定需求和業(yè)務處理。ERP系統(tǒng)的安裝是一項龐大而又復雜的工程，這一工程的進度不是以月而是以年來衡量的。即使是在完成了最初的配置之后，ERP系統(tǒng)也還需要不斷的改進來反映業(yè)務上的變化和軟件的升級及功能擴展。
    ERP系統(tǒng)的復雜性決定了它昂貴的價格。對于一個企業(yè)來說，在開始考慮一個ERP系統(tǒng)之前，有一點是非常重要的，那就是要了解應用這一系統(tǒng)所需要的全部成本，這種成本是遠遠超出ERP軟件本身的價格之外的。在對63家公司進行的調查中，Meta Group發(fā)現(xiàn)，當實際的成本（例如軟件、安裝、咨詢和硬件）被全部包括進來時，應用ERP系統(tǒng)的全部成本的平均額為1500萬美元。
    如果你想要避免成本超出控制和ERP系統(tǒng)安裝運行不完整，最基本的一點是了解ERP系統(tǒng)的隱藏成本以及安裝運行這一系統(tǒng)所牽涉到的主要問題。在這里我們就向大家介紹幾個關鍵的領域，也是有可能出現(xiàn)問題的地方。

    計劃和項目管理

    為ERP系統(tǒng)的配置安裝做好充分的準備是需要時間和精力的。公司必須給予IT人員和相關的業(yè)務管理人員足夠的時間，并且明確他們的職責，對項目的范圍、成本和時間框架進行構想和評估。非常重要的是，承擔計劃任務的工作人員除了要有很好的技術知識之外，還要了解公司的業(yè)務需求和業(yè)務處理。同時還要保證一點，那就是負責計劃的主管人員必須要對項目負責到底，從最初的安裝配置到其后的過程中不可避免的會出現(xiàn)的一些問題。
    綜合各個企業(yè)往往對企業(yè)軟件綜合所需要的時間和成本估計不足。ERP系統(tǒng)不是存在于真空之中的，它們通常需要與軟件和復雜的業(yè)務處理聯(lián)系在一起。除了從一個主要的ERP銷售商那里獲得的軟件之外，各個企業(yè)可能還需要使用其他軟件銷售商提供的應用軟件。例如，一家公司可能希望把從SAP公司購買的核心ERP系統(tǒng)同從Siebel公司購買的客戶關系管理軟件以及從Vastera購買的全球貿易管理軟件結合在一起。不同ERP系統(tǒng)的綜合也是一個很大的挑戰(zhàn)，因為一個公司可能同時會使用不同的ERP軟件包以及其他的不同的應用軟件。Meta Group的副總裁Dick Kuiper說，一般來說，一家大型企業(yè)要應用五種甚至更多的ERP系統(tǒng)，有一些公司甚至應用了超過20種的ERP系統(tǒng)。

    壞死數(shù)據

    在處理現(xiàn)實數(shù)據的時候會出現(xiàn)很多的問題，ERP系統(tǒng)的隱藏成本也會相應增加。當一家企業(yè)打算放棄原有的系統(tǒng)而開始使用ERP系統(tǒng)的時候，它必須要將大量的要使用的數(shù)據轉換到新的系統(tǒng)之中。對于很多老數(shù)據來說，這種轉換即使不是不可能的，也將是困難的，因為要完成對這些數(shù)據的轉換就意味著為了將這些數(shù)據重新輸入到系統(tǒng)當中或是讓它們通過復雜的轉換過程要花費大量的時間和金錢。由于時間的原因，即使是在一個系統(tǒng)完成了全部的安裝配置之后，你也不一定就能夠獲得數(shù)據。例如，每個月公司的一些客戶、員工和商業(yè)合作伙伴的地址或其他一些信息都會發(fā)生變化。Gartner Group的分析家 Beth Eisenfeld預計，每個月一家公司的客戶數(shù)據中會有百分之二的數(shù)據壞死。她建議各家公司不斷的對數(shù)據進行更新，清除那些已經壞死的數(shù)據。最后，當數(shù)據從多個系統(tǒng)之中綜合到一起來進行分析的時候或是由于系統(tǒng)的綜合，要對數(shù)據進行清理和轉換要進行的工作就更多了。

    測試

    由于ERP系統(tǒng)擔負著重要的使命，因此在這一系統(tǒng)完成安裝配置之前必須要對它進行全面的測試。不要僅僅使用虛擬數(shù)據來測試這一系統(tǒng)。要使用來自不同方面的真實數(shù)據。例如，一家制造公司應該將過去從客戶那里受到的訂單收集起來，讓它們通過整個的處理過程，包括產品的生產、發(fā)送和付帳。在理想的情況下，這些測試應該由那些實際進行業(yè)務處理的員工來進行。當然，這些測試是需要花費資金的，但是這種投資將有效的減少由于系統(tǒng)無法進行工作而帶來的其他的資金損耗，并且不會由于系統(tǒng)沒有經過有效的測試而影響系統(tǒng)的運行效果。

    文件

    ERP系統(tǒng)的安裝配置需要很長的時間，在完成配置之后在一家公司的內部也要應用許多年的時間。這就意味著ERP系統(tǒng)在一家公司的應用要經歷很多代的IT員工和策劃、安裝及修改這一系統(tǒng)的商務處理管理人員。制作系統(tǒng)文檔是至關緊要的，因為這可以幫助未來的工作人員了解軟件的情況和系統(tǒng)的商務處理邏輯。同時系統(tǒng)文檔還可以幫助未來的工作人員處理公司發(fā)展過程中不可避免的會遇到的更新、擴展和綜合問題。除此之外，系統(tǒng)文檔還可以幫助公司減少進行咨詢所需要的時間，并且?guī)椭鼈兦‘數(shù)膶ο到y(tǒng)做出評價，對系統(tǒng)做出改進以降低成本。
更多的成本：培訓和咨詢

    培訓

    企業(yè)所犯的最大的錯誤之一就是忘記了必須要對員工進行培訓，讓他們適應新的系統(tǒng)。企業(yè)的員工必須要經過培訓，了解如何操作新的系統(tǒng)以及如何將他們應用到相似的業(yè)務中去，例如尋找和加入數(shù)據。此外，一個新的ERP系統(tǒng)幾乎通常意味著業(yè)務處理的改變。這就需要改變管理，教給員工有關新的業(yè)務處理的知識并且對員工隊伍進行重組。當改變意味著不得不放棄已經形成的工作習慣并且要形成新的報告關系時，企業(yè)的員工通常對改變非常反感，并且還會對改變進行抵制。如果一家企業(yè)不能對員工進行充分的培訓并且無法有效的對新系統(tǒng)應用所帶來的改變進行管理，那么即使企業(yè)在ERP系統(tǒng)上花費了大量的投資，這一系統(tǒng)也無法按照預計情況完成工作或者說工作的效率將大大降低。

    咨詢費用

    由于在應用ERP系統(tǒng)之前各個企業(yè)沒有現(xiàn)成的專門負責處理ERP系統(tǒng)問題的IT部門來完成ERP系統(tǒng)安裝過程的每一階段中額外的工作，上面已經提到過的很多事項都需要得到咨詢顧問的幫助。如果沒有正確的管理，咨詢費用對整個預算的耗費速度要比預計的快的多。確保公司內部的工作人員能夠對咨詢顧問進行管理是非常重要的。咨詢合同中應該清楚的注明關鍵的事項、時間框架、現(xiàn)有員工的技術水平和對企業(yè)內部員工進行培訓的目標。咨詢合同還應該包括詳細的說明，清楚的指出想要實現(xiàn)的業(yè)務目標和技術需求。正確的計劃和項目管理（如上所述）對于管理咨詢顧問和讓他們負起責任是非常重要的。

    ERP概述

    盡管ERP系統(tǒng)的安裝使用十分復雜并且價格昂貴，一旦這一系統(tǒng)能夠得到正確的安裝使用，企業(yè)所進行的投資將無疑是物有

結束

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