自學(xué)考試“外國秘書工作概況”筆記（八） -自考串講筆記

　　第八章

　　第一節(jié)

　　一、英國秘書工作的歷史發(fā)展

　　伊麗莎白女王于公元1578年正式設(shè)立國家公文館，用來保存王朝的重要文件，包括對外政策和殖民活動的文件檔案。

　　公元1838年8月14日，英國議會通過了一個公共檔案法，從此英國文件檔案管理納入法制管理。

　　二、英國中央國家機關(guān)秘書機構(gòu)

　　1.英國內(nèi)閣辦公廳（由內(nèi)閣秘書處發(fā)展演變而來）

　　下設(shè)機構(gòu)﹕

　　一是內(nèi)閣秘書處；

　　二是中央統(tǒng)計局，負(fù)責(zé)收集和分析統(tǒng)計資料，供制定政策使用，并對政府的統(tǒng)計工作進(jìn)行協(xié)調(diào)；

　　三是史料組，負(fù)責(zé)編寫官方史料；

　　四是政府的主管科學(xué)的官員，負(fù)責(zé)對科學(xué)政策提供意見；

　　五是管理和人事局，負(fù)責(zé)文官的管理、培訓(xùn)、錄用等工作；

　　2.英國樞密院秘書機構(gòu)

　　英國樞密院是其法律上的最高政府機構(gòu)

　　英王為了加強統(tǒng)治，設(shè)立了御前會議（亦稱咨政院）供其咨詢，并協(xié)助辦理一切立法、司法和行政事務(wù)。

　　樞密院的主要活動是頒發(fā)公告和發(fā)布命令。

　　3.英聯(lián)邦及其秘書機構(gòu)

　　第二節(jié)

　　一、英國秘書在管理機構(gòu)中的地位

　　1.制造業(yè)貿(mào)易業(yè)盈利機構(gòu)中的秘書

　　2.服務(wù)業(yè)盈利機構(gòu)中的秘書

　　3.非盈利機構(gòu)中的秘書

　　4.秘書在管理機構(gòu)中的地位

　　二、英國秘書的職能

　　總體來說，英國秘書的基本職能是充當(dāng)各級各類機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者或主事者身邊的助手，為領(lǐng)導(dǎo)者和主事者提供溝通聯(lián)絡(luò)、處理文書會務(wù)和辦理日常事務(wù)方面的服務(wù)。

　　1.信息溝通

　　一是負(fù)責(zé)處理郵政業(yè)務(wù)

　　二是負(fù)責(zé)通訊業(yè)務(wù)

　　三是負(fù)責(zé)掌握利用各種信息源，善于運用各種工具獲取領(lǐng)導(dǎo)者和主事者所需要的信息；

　　四是負(fù)責(zé)辦理通信事務(wù)

　　2.處理文件資料

　　一是負(fù)責(zé)信件的處理

　　二是負(fù)責(zé)文書撰擬

　　三是負(fù)責(zé)處理和保管檔案資料

　　四是統(tǒng)計和整理各種情況、資料、數(shù)據(jù)并繪制成各種圖表。

　　3.辦理日常公務(wù)

　　一是來客接待

　　二是領(lǐng)導(dǎo)者和主事者外出旅行安排

　　三是操辦會議事務(wù)

　　四是管理和使用辦公設(shè)備和用品

　　五是處理有關(guān)辦公室雇員的健康、安全、保衛(wèi)事宜；

　　4.財務(wù)輔助

　　一是處理商業(yè)單據(jù)

　　二是受領(lǐng)導(dǎo)者和主事者委托，海外郵政及國際支付、轉(zhuǎn)帳結(jié)算、開據(jù)支票、信用匯總，信用卡支付等手續(xù)；

　　三是代理領(lǐng)導(dǎo)者和主事者辦理個人所得稅手續(xù)和有關(guān)保險手續(xù)；

　　四是代領(lǐng)導(dǎo)者和主事者保管出差、公務(wù)活動的現(xiàn)金及代領(lǐng)工資等事宜。

　　三、英國秘書的作用

　　執(zhí)行秘書的作用﹕秘書對其上司的活動和工作范圍有足夠的了解，他能夠替上司分擔(dān)很多工作，他能作出決定，發(fā)出指示并在作生意的場合代表他的上司。

　　要發(fā)揮這樣的作用，一是要上司的充分信任；二是要秘書的忠誠可靠；三是要在上司授權(quán)的范圍內(nèi)行事；

　　秘書是聯(lián)絡(luò)員、協(xié)調(diào)人、事務(wù)組織者、上司的代表者的作用。

　　四、英國秘書與上司的關(guān)系

　　英國秘書要與其上司建立和保持這種融洽的合作伙伴關(guān)系，必須注重以下方面﹕

　　一是必須保證所有的公共事務(wù)都處理的沒有差錯，使上司放心，使上司相信他的工作主動性和工作能力；

　　二是必須能圓滿地處理各種詢問電話，使上司相信其在辦公室內(nèi)處理的所有問題都能保密；

　　三是必須向上司傳達(dá)報表、流水帳等重要數(shù)據(jù)，使上司不用費力查詢就能把握全局情況；

　　四是必須堅守崗位，能夠妥善處理緊急情況和突然發(fā)生的事件，使上司對其負(fù)責(zé)精神和應(yīng)變能力感到滿意；

　　五是必須在上司外出期間自覺、主動地盡職盡責(zé)，使上司不在時對日常公務(wù)和有關(guān)管理問題放心；

　　六是必須在言行舉止和工作效率上高標(biāo)準(zhǔn)地嚴(yán)格要求自己，是上司以有此精明干練、文明、高雅的秘書為榮；

　　七是必須細(xì)心周密地辦好上司需要辦理的一切瑣事，包括上司應(yīng)贈送給別人的鮮花和賀卡，秘書都要做好準(zhǔn)備，使上司在作中避免疏漏等。

　　五、英國秘書與同事的關(guān)系

　　一是必須知道并尊重每一個經(jīng)理人員、每一個同事的作用，通過與所有同事全面有效的合作，為上司及其機構(gòu)作出更大的貢獻(xiàn)，合作與尊重是秘書與同事建立和保持良好關(guān)系的基礎(chǔ)；

　　二是要創(chuàng)造愉快而和諧的工作環(huán)境；

　　三是要在與同事交談中不要夸夸其談、嘩眾取寵，要謙虛謹(jǐn)慎，嚴(yán)守機密，不加入閑聊和說是道非，避免浪費寶貴的辦公時間；

　　四是在有個人抱怨和感到委屈時，秘書可向上司申訴和說明，但不能在同事中發(fā)泄不滿情緒；

　　五是要熱情幫助和指導(dǎo)剛參加工作的年輕同事，從思想方法、工作技能、業(yè)務(wù)知識、工作作風(fēng)與態(tài)度等多方面促進(jìn)青年同事迅速成長，并以身作則，為他們作出榜樣；

　　第三節(jié)

　　一、英國秘書的文書處理

　　1.公文撰擬

　　英國商務(wù)書信有兩個主要作用﹕一是提供通訊雙方交流途徑；二是保存交往記錄。

　　撰擬報告必須準(zhǔn)確、清楚、簡明而且符合邏輯，要沒有廢話或無關(guān)的細(xì)節(jié)。

　　2.公文處理

　　收到公文的處理P221

　　二、英國檔案工作

　　19世紀(jì)60年代，英國政府開始把分散的檔案集中管理，主要集中的是歷史檔案和公文檔案。

　　英國秘書工作中開展檔案工作的目的﹕一是為了整齊完整安全地保存往來函件和文件；二是為了能夠迅速、簡便地查詢到所需的文件中所記載的有關(guān)內(nèi)容。

　　1.檔案處理方式的選擇

　　選擇檔案處理方式，一是要使用簡便；二是要存放有序；三是存放時必須考慮往來函件的大小、數(shù)量和性質(zhì)，有序地排列；四是文件檔案存放的空間要適當(dāng)，不能多占空間。

　　文書檔案可建立集中立檔式或分部門立檔式。

　　2.立檔分類的方法

　?。?）字母表順序排列法

　　（2）分專題排列法

　?。?）按地區(qū)排列法

　?。?）數(shù)字排列法

　?。?）按日期排列法

　　3.檔案存放系統(tǒng)

　　（1）立式存放

　　（2）側(cè)式存放

　?。?）計劃和圖紙的存放

　?。?）箱盒式存放

　?。?）近期件的存放

　?。?）縮微攝影存放

　　4.電子存儲系統(tǒng)

　　5.空位案卷

　　6.顯露式存放法

　?。?）顯露式卡片檔案存放法

　?。?）顯露式活頁檔案存放法

　　7.檔案管理的基本原則

　?。?）要整潔而有條理地立卷

　?。?）要確保文件材料存放在正確的案卷里

　?。?）要將案卷中的文件按日期順序正確排列

　　（4）要避免文件組成的案卷又厚又重

　?。?）不要從案卷夾中取出某一文件

　?。?）當(dāng)某一方面的文件材料不足單獨立卷時，將其歸入“雜類”卷

　?。?）如果某一案卷被暫時取出使用，填寫一張空位標(biāo)簽或卡片放在該案卷存放的位置

　　（8）在案卷封面或索引卡上寫出適當(dāng)?shù)膮⒄詹殚喌陌妇順?biāo)題等

　　8.文件分類

　　第四節(jié)

　　一、領(lǐng)導(dǎo)者公務(wù)服務(wù)

　　1.領(lǐng)導(dǎo)者公務(wù)旅行的安排

　　2.領(lǐng)導(dǎo)工作日程的安排

　　3.為領(lǐng)導(dǎo)提供財務(wù)輔助

　?。?）協(xié)助處理商業(yè)單據(jù)

　　（2）負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)活動中的經(jīng)費支付

　?。?）代理有關(guān)財務(wù)事務(wù)

　　4.辦理領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事務(wù)

　　秘書辦理其領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事務(wù)，一是要全面地，正確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖；二是要站在全局的高度，以領(lǐng)導(dǎo)者的視角來看問題；三是要客觀公正，精細(xì)認(rèn)真，一定要不折不扣地，圓滿地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。

　　二、為日常辦公服務(wù)

　　1.籌備會議

　　英國秘書籌辦會議工作大體有以下內(nèi)容﹕

　　（1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬訂會務(wù)工作計劃，全面、周密、有序地安排有關(guān)會務(wù)工作的細(xì)節(jié)

　?。?）發(fā)出會議通知

　?。?）與領(lǐng)導(dǎo)者商議會議議事日程

　?。?）要安排發(fā)言的順序

　　（5）要收集整理有關(guān)修正案的提議，并及時提供給大會主席，通過提案附議，按慣例交會議討論表決；

　?。?）記錄出席人數(shù)，記錄有關(guān)表決時投票計票結(jié)果，并向大會公布；

　?。?）要協(xié)助大會主席排除可能出現(xiàn)的干擾，以保證會議的正常進(jìn)行。

　　對于不公開的秘密會議，秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者注重以下事項﹕P234

　　會議記錄寫法上的要求，一是要準(zhǔn)確；二是要簡潔；三是要清楚；

　　2.接待事務(wù)

　　3.公務(wù)溝通事務(wù)

　?。?）郵政業(yè)務(wù)處理

　?。?）電話業(yè)務(wù)處理

　?。?）電傳機的使用

　　4.辦公設(shè)備用品管理

　　第五節(jié)

　　一、英國秘書的品質(zhì)要求

　　1.商業(yè)品質(zhì)﹕指適應(yīng)公司經(jīng)營管理需要的秘書工作知識和技能

　　（1）秘書工作技巧，要有高標(biāo)準(zhǔn)的速記、打字技能，能夠盡到秘書的職責(zé)，具有高明的社交技巧；

　　（2）具有良好的組織才能；

　?。?）講究效率，具有強烈的責(zé)任感、工作可靠，隨時準(zhǔn)備承擔(dān)責(zé)任，接受領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)給他的工作，對日常的紛繁的公務(wù)能夠仔細(xì)、周密、盡職盡責(zé)地完成；

　　（4）能準(zhǔn)確地把握工作權(quán)限，在其授權(quán)范圍內(nèi)，能夠積極主動地完成各項工作任務(wù)，無需等待領(lǐng)導(dǎo)者的具體指示；

　?。?）具有高明的交際藝術(shù)，在回答詢問、接待來訪者和接電話等工作中，善于同不同身份的人打交道，善于取得他們的理解